APOSTILLA DOCUMENTOS DE CARACTER CIVIL- LEGALIZACION DOCUMENTOS DE CARACTER CIVIL - REQUISITOS

REGISTRO DE NACIMIENTO, DEFUNCION, MATRIMONIO - ESCRITURAS - CERTIFICACIONES, DECLARACIONES, CAMARA DE COMERCIO, RUT, FOTOCOPIAS, LIBRETA MILITAR, PODERES, AUTORIZACIONES, ECLECIASTICOS, OTROS.

  Documentos de carácter civil

 Documentos expedidos por personas privadas

Deben contener

·         Reconocimiento de firma ante Notaria. No se aceptan fotocopias autenticadas. 

·         Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. (legalización)

Ejemplo. Poderes, declaraciones, autorizaciones, contratos.

Documentos expedidos por Notarias o Registradoras

Deben contener

·         Las copias de Escrituras y Registros Civiles deben solicitarse en la Notaria y/o Registraduría donde se sentó el Registro, es decir, donde reposa la escritura o registro civil original. No se aceptan fotocopias autenticadas.

·         Si el documento proviene de Notaria debe hacer reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro.

·         Si el documento proviene de las distintas Registradoras locales del resto del país, el documento debe hacer reconocimiento de la firma del funcionario en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

·         Si el documento viene avalado por Inspectores de Policía o Corregidores con funciones notariales, el documento debe hacer reconocimiento de la firma del funcionario en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Ejemplo. – Escrituras, Registros Civiles  y certificaciones de Nacimiento, Matrimonio o defunción

  Fotocopia de documentos de identificación

Deben contener

·         Suficiente con una copia simple que sea clara y nitida del documento.

Ejemplo.  Tales como cédula de ciudadanía,  Pasaporte.

 Original o fotocopia de documentos de carácter comercial privados

Deben contener

·         Reconocimiento de firma ante Notaria. No se aceptan fotocopias autenticadas. 

·         Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. (legalización)

·         Los documentos cámara y comercio u otros especiales de empresas, se deben certificar ante la superintendencia de industria y comercio

Ejemplo. Tales como certificados de: deuda, ingresos y retenciones, facturas, declaraciones de renta, declaraciones de impuestos, estados financieros, RUT, CAMARA Y COMERCIO etc.

 Documentos expedidos por otras entidades públicas

Deben contener

·         Los funcionarios firmantes de los documentos emitidos por estas entidades, deben estar debidamente registrados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Ejemplo. Certificado de antecedentes procuraduría, contraloría.

 Para copias de documentos en general

(Principalmente documentos de educación)

Deben contener

·         Autenticación ante Notario de la copia del documento, previamente Apostillado.

·         Reconocimiento de la firma del Notario Público en la Superintendencia de Notariado y Registro (calle 26 No.13-49). (legalización)

En cuanto a las copias de documentos en general la Resolución 2201 de 1997 la Sección Sexta establece en su Artículo 15: “ARTICULO 15.- En relación con las "copias" de los documentos en general, el procedimiento a utilizar será el mismo que para su original, agregando de manera subsiguiente el consagrado en el numeral 1 literales a) y b) del artículo 14.- de esta Resolución.

Sobre este punto, sólo se reciben fotocopias de documentos apostillados del área de educación, presentando el original debidamente apostillado.

Por lo general,  no se aceptan fotocopias autenticadas de documentos de carácter civil apostillados, poderes, escrituras etc., ni de documentos emitidos por entidades públicas,

Por ejemplo, los certificados del INVIMA, o certificados de la Procuraduría.

Documentos de carácter eclesiástico expedidos en Bogotá

Deben contener

·         Firma del Párroco o del Vicario Parroquial.

·          Autenticación de la firma del Párroco o del Vicario Parroquial en la Notaria Eclesiástica Zonal o en la Cancillería del Arzobispado- Arquidiócesis de Bogotá.

Ejemplo una partida de bautizo, o un acta de matrimonio católico

Documentos de carácter eclesiástico de otras ciudades

Deben contener

·         Autenticación del Obispo de la respectiva Diócesis

·          Reconocimiento de la Diócesis en la Nunciatura Apostólica

Ejemplo una partida de bautizo, o un acta de matrimonio católico de otras ciudades

Documentos de otros credos o cultos reconocidos por el Estado

Deben contener

·         Reconocimiento por parte del Ministerio del Interior

Ejemplo: una partida de bautizo, o un acta de matrimonio católico de otro culto diferente al católico

 Documentos expedidos por jueces

Deben contener

·         juzgados pertenecientes a la Jurisdicción Ordinaria y Juzgados Regionales:

·          Firma reconocida por la  Dirección Administrativa de la Carrera Judicial - Consejo Superior de la Judicatura.

Ejemplo. Una sentencia de un divorcio, o un poder judicial

 Documentos expedidos por ICBF

Deben contener

·         Defensores de Familia: Firma reconocida en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF.

·         Los documentos relativos a patria potestad o custodia legal de los niños, niñas o adolescentes deben provenir de  Juzgados de familia o el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF- A solicitud del ICBF no se aceptan documentos relativos a este tema provenientes de Notarias.

·         Comisarios de Familia: Firma avalada por el Alcalde Municipal del cual dependan.

Ejemplo: documentos de adopción, patria de potestad

Documentos expedidos por militares

Deben contener

·         Juzgados Penales y de Instrucción Penal Militar: Firma reconocida por el Tribunal Superior Militar.

Ejemplo. La libreta militar

Documentos que certifican residencia

Deben contener

·         Deben ser expedidos por la Alcaldía Local correspondiente o por el funcionario delegado por el Alcalde, mediante Acto Administrativo, cuya firma debe ser registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores (Alcaldes y/o delegados).

·         En la actualidad se coloca el nombre del menor en aquellos certificados en que el adulto presenta al niño y señala su residencia.  No se reciben certificados de residencia en los cuales el menor no ha sido presentado por un adulto y figura como único firmante en el documento.

Documentos de transito

Deben contener

• certificación ante el ministerio de transito y transporte

Ejemplo. Pase, certificaciones, etc.

 Apostilla de las traducciones oficiales

·         Si el documento proviene de un país perteneciente a la Convención y de habla diferente al castellano, el mismo debe venir debidamente apostillado desde el país de origen, posteriormente se debe ser traducido por un traductor oficial registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y luego se legaliza.

·         Si el país al cual se va a presentar el documento lo requiere, la traducción del documento original apostillado también se apostilla. Si el documento no se tradujo en Colombia, el mismo debe traducirse de acuerdo con la normatividad vigente del país receptor

Diplomas de Salud o Certificados Médicos

Deben contener

·         deben ir primero a la Secretaria de Salud del Departamento, luego enviar original a Bogotá. Los mismo sucede con diplomas o cursos médicos o de enfermería.

Ejemplo, diplomas o certificaciones de un medico

Otros documentos

·         Los certificados o pasados judiciales se apostillan únicamente si estos llevan la firma autorizada del funcionario del DAS ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o es el documento expedido por internet.

·         Los certificados de la procuraduría se expiden en Bogotá con la firma original. El Ministerio de Relaciones Exteriores no acepta la firma mecánica que por lo general dan al pedir dicho certificado.